Делопроизводство

торговый маркетинговый персонал бухгалтерский

Ведение документации фирмы Hesburger входит в обязанности бухгалтера. Бухгалтер отвечает за правильность, корректность составления документов, их оформление, регистрацию и хранение. На данном предприятии используются такие виды служебных документов как Акт, Доверенность, Протокол, запросы, заявки, ответы на данные документы. Все документы составляются на компьютере и сохраняются в регистрационной базе. Эта база сделана в программе Microsoft Office Excel. База выглядит следующим образом: входящая корреспонденция и исходящая корреспонденция. В базу внесены все фирмы с которыми сотрудничает Hesburger, все имена и фамилии представителей этих фирм, дата составления или получения документа, на чьё имя составлен или получен документ, кем подписан и кто получатель копии. База, которая сделана в программе Microsoft Office Excel, автоматически выдаёт каждому зарегистрированному документу номер. Кроме этого, входящая и исходящая документация регистрируется в журнале.

На документ ставится печать (соответственно, входящая или исходящая корреспонденция), на которую секретарь записывает номер который получил при регистрации данного документа. Затем зарегистрированный документ кладут в папку с названием отдела, которому он адресован. Все документы сложены в порядке возрастания номера. Таким образом документы хранятся как в компьютере так и папках. Такая система регистрации позволяет найти любой документ за любое число. Документы архивируются в соответствии с законом в течение 15 лет.

Оформление документов выполняется строго по правилам: название документа, дата составления, название фирмы-партнёра, подпись, печать, грамотное содержание. Hesburger - финская фирма, а её партнёры - эстонские и финские предприятия, следовательно и документы оформляются и составляются на эстонском и финском языках.

Хотелось бы подчеркнуть распределение папок с документацией. В кабинете имеются специальные полки именно для папок. Каждая полка имеет свой номер, соответственно и каждая папка помимо названия имеет свой номер. Номер полки соответствует номеру папки. На какой полке находится папка, такой номер она и имеет. Это очень удобная система распределения. Если, например, папками кто-то пользовался и забыл, откуда он её взял, то всегда ,посмотрев на её номер, он поставит её на правильное место.

Старая документация хранится в специальном помещении - в архиве. Все старые документы так же сложены в папки.

На столе у каждого регионального директора, маркетолога имеются полочки для разных видов документов. Когда он посчитает, что документ ему не нужен для каждодневного пользования и документ подлежит регистрации или переоформлению, тогда документ передаётся секретарю. Большая часть входящей корреспонденции поступает через электронную почту. На сегодняшний день это самый удобный и современный способ. Получив электронное письмо, секретарь пересылает его по назначению дальше по электронной почте, распечатывает его на бумажный носитель и регистрирует. По моим наблюдениям , в фирме часто используется факс и интернет, является удобным средством отправки и получения документов, информации. Все вышеприведённые данные позволяют сделать вывод, что общая документация делопроизводства, оформление документов и их архивирование развиты наилучшим образом. Фирма создала систему, благодаря которой может быть уверена в сохранности всех документов.

Полезно знать >>>

Организация, нормирование и оплата труда на предприятиях
Труд как понятие обозначает целесообразную деятельность человека по производству продукции или оказания услуг и всегда связывается с физическими и психологическими затратами энергии. Труд, являясь источником производимых продуктов, услуг сам является товаром, который продаётся на рынке труда. Следовательно на рынке труда продаётся процесс соединения энергии человека (е ...

Организация предпринимательской деятельности

Ключевой фигурой рыночных отношений является предприниматель.

Организация и повышение эффективности производства продукции

Задачей является анализ длительности производственного цикла при выпуске конкретного вида продукции.